Overdracht gegevens
Tijdens de overdracht van een assurantieportefeuille is het essentieel dat er voldoende aandacht uit gaat naar de overdracht van gegevens. Niet alleen zijn deze gegevens het enige ‘tastbare’ aan een portefeuille maar het bepaalt ook
in grote mate het succes van de overvoer.
Welke gegevens gaat het om?
Bij de overdracht zijn er verschillende soorten gegevens die een rol spelen. Het gaat in hoofdlijnen om onderstaande informatie:
> Klantdata: o.a. adresgegevens, contactgegevens, geboortedatum
> Polis/dossiergegevens: o.a. polisnummer, pakketnummer, (hoofd)branche, ingangsdatum
> Mutaties: zowel lopende als afgehandelde mutaties
> Schadedossiers: zowel lopende als afgehandelde dossiers
Bescherming klantgegevens
Vanwege de zorgplicht die een adviseur heeft, is het toegestaan om klantengegevens over te dragen (verkopen). Het is volgens de richtlijnen van de AFM wel belangrijk dat de klant hiervan op de hoogte wordt gesteld.
Tijdens de overdracht van de portefeuille dient er gelet te worden op een veilige manier van ‘transporteren’. Geadviseerd wordt om bestanden niet onbeveiligd via de mail te versturen. Een versleuteling of een beveiligde omgeving om stukken op te laden, is noodzakelijk om het lekken van data te voorkomen.
Waar komen de gegevens vandaan?
Als het een provinciale portefeuille betreft dan zullen de polis/dossiergegevens afkomstig zijn van de maatschappij. De maatschappij heeft immers de meest accurate gegevens. Als het gaat om de klantdata dan is dikwijls de financieel adviseur die hiervan de meest uitgebreide dataset heeft. Dit zelfde geld voor mutaties en schadedossiers.
Zodra er sprake is van een volmacht of een serviceprovider dan wordt de situatie vaak ingewikkelder. Per partij zal bepaald moeten worden of gegevens al dan niet gebruikt kunnen worden.
Dataverrijking
Het is niet alleen de verkopende partij die zijn portefeuille zo compleet mogelijk wil aanleveren, het is met name de kopende partij die baat heeft bij een accurate set van gegevens.
Het juiste moment om de data te verrijken is op het moment dat deze geëxporteerd worden uit het systeem van de verkoper en klaargemaakt wordt om geïmporteerd te worden in het systeem van de koper.
MEER WETEN?
Neem contact met ons op om een afspraak te maken. Wij leggen u uit waar u rekening mee moet houden en helpen u hierbij indien nodig.